Сколько хранить бухгалтерскую документацию?
Хранение бухгалтерской документации – головная боль для бухгалтера и предприятия. Безусловно, с переводом документооборота в электронный формат, этот вопрос постепенно будет утрачиваться свою актуальность. Но в настоящее время, бумажный документооборот все еще занимает существенную долю. Тем более, что иной раз будет нелишним подстраховаться от различных технических сбоев, и иметь в запасе бумажную копию особо важного документа.
Статьей 11 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» определено, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством Республики Казахстан.
При этом, срок хранения определен статье 193 Налогового кодекса, согласно которой, учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения или объектам, связанным с налогообложением, хранится налогоплательщиком (налоговым агентом) до истечения срока исковой давности, установленного статьей 48 Налогового кодекса для каждого вида налога или платежа в бюджет, но не менее пяти лет.
К учетной документации согласно Налоговому кодексу относятся:
1) бухгалтерская документация – для лиц, обязанных ее составлять в соответствии с Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»;
2) стандартный файл проверки – для лиц, добровольно представляющих данный файл;
3) первичные учетные документы – для лиц, на которых не возложена обязанность по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовой отчетности;
4) налоговые формы;
5) налоговая учетная политика;
6) иные документы, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и (или) объектов, связанных с налогообложением, а также для исчисления налогового обязательства.
Срок хранения учетной документации начинается с налогового периода, следующего за периодом, в котором на основании такой учетной документации исчислено налоговое обязательство. Исключение составляют случаи, предусмотренные пунктами 4 и 5 статьи 193 Налогового кодекса:
- Учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированного актива I группы, отдельных групп амортизируемых активов, образованных в соответствии со статьями 258, 259 и 260 Налогового кодекса, в том числе по фиксированному активу, переданному (полученному) по договору имущественного найма (аренды), хранится налогоплательщиком до истечения пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за последним налоговым периодом, в котором по такому активу исчислены амортизационные отчисления.
- Учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированного актива II, III и IV группы, в том числе по фиксированному активу, переданному (полученному) по договору имущественного найма (аренды), хранится налогоплательщиком в течение срока исковой давности, установленного статьей 48 Налогового кодекса, но не менее пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за налоговым периодом, в котором такой актив включен в стоимостный баланс группы фиксированных активов.
- Учетная документация, подтверждающая стоимость активов, не подлежащих амортизации в целях налогообложения, хранится налогоплательщиком в течение пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за налоговым периодом, в котором у налогоплательщика произошло выбытие актива, не подлежащего амортизации.
Таким образом, в целом, для бухгалтерской документации установлен 5-летний срок хранения, только начало отсчета этого срока для различных документов будет различаться.
Однако, на мой взгляд, срок хранения бухгалтерской документации должен прямо определяться Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», либо Правилами ведения бухгалтерского учета. К сожалению, из-за неконкретных отсылок на иное законодательство возникают неясности в трактовке законодательства о бухгалтерском учете в целом.
Поэтому, на мой взгляд ошибочно, при определении срока хранения документов ссылаются на Приказ и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» от 29 сентября 2017 года № 263.
Но здесь необходимо отметить, что понятие «негосударственной организации» в законодательстве Казахстана отсутствует и оно не тождественно понятию частной организации. Поэтому, применение приказа коммерческими организациями является спорным. Как правило, под негосударственными организациями понимают некоммерческие организации или неправительственные организации.
Вывод. Указанный приказ не может применятся в отношении субъектов бизнеса, а только в отношении государственных организаций, некоммерческих организаций, общественных объединений и т.д. А при определении срока хранения документации субъектам предпринимательства, необходимо руководствоваться нормами Налогового кодекса.
Нурлыкыз Алимжанова
директор ТОО «Finaudit Kazakhstan»
